Ghid SRL · Procese
Ce documente trimiți lunar la contabilitate
Lista exactă depinde de activitate, dar un dosar lunar complet trebuie să explice toate încasările, plățile, facturile și schimbările care afectează firma.
- facturi
- bancă
- angajați
Capitolul 1 din 6
Facturile emise și veniturile
Păstrează evidența tuturor facturilor emise în perioada respectivă, inclusiv corecții, anulări și documentele care explică avansurile sau reducerile. Dacă folosești mai multe instrumente de facturare, contabilul trebuie să știe care este sursa completă.
Încasarea nu înlocuiește factura și factura nu dovedește automat încasarea. De aceea documentele de venit trebuie corelate cu banca, casa și eventualele platforme prin care primești bani.
- Facturi și facturi de corecție
- Rapoarte din sistemele de facturare, dacă sunt folosite
- Contracte sau comenzi pentru operațiuni neobișnuite
- Explicații pentru avansuri, reduceri și restituiri
Capitolul 2 din 6
Facturile primite și cheltuielile
Include facturile furnizorilor, bonurile, chitanțele și documentele justificative pentru achiziții. O plată din contul firmei fără document sau fără explicație trebuie clarificată, nu lăsată să fie ghicită la închiderea lunii.
Pentru achiziții noi sau cu valoare importantă, trimite și informația despre utilizarea lor: serviciu curent, abonament, echipament, avans ori bun care va fi folosit o perioadă mai lungă.
Capitolul 3 din 6
Bancă, casă și instrumente de plată
Extrasele trebuie să acopere toate conturile și întreaga perioadă, inclusiv conturile în valută. Dacă firma folosește procesatori de plăți, carduri sau alte platforme, sunt utile rapoartele care fac legătura dintre suma brută, comision și suma ajunsă în bancă.
Pentru numerar, păstrează documentele de încasare și plată și explică transferurile dintre casă și bancă. Scopul este ca fiecare mișcare să aibă o sursă și o destinație identificabile.
- Extrase pentru fiecare cont bancar
- Rapoarte de la procesatori și platforme de plată
- Documente de casă, chitanțe și deconturi
- Explicații pentru plăți personale sau sume restituite
Capitolul 4 din 6
Angajați și colaboratori
Trimite schimbările înainte de calculul salarial: angajări, încetări, concedii, absențe, bonusuri și modificări contractuale. Informațiile sosite după finalizarea statului pot necesita refacerea documentelor și raportărilor.
Pentru colaboratori, asigură-te că există contractul și documentele perioadei. Contabilul trebuie să poată înțelege natura relației și serviciul facturat, nu doar plata.
Capitolul 5 din 6
Evenimente care nu apar într-o factură
Multe schimbări importante nu sunt vizibile în lista de facturi: un contract de credit, un leasing, o modificare a sediului, un litigiu, un control, un activ vândut sau o decizie a asociaților. Informează contabilul când evenimentul apare, nu doar la sfârșitul anului.
O regulă simplă este să trimiți orice document semnat de firmă care produce o obligație, o încasare, o plată sau o modificare patrimonială. Dacă nu ești sigur, întreabă înainte să îl excluzi.
- Contracte de credit, leasing și garanții
- Decizii ale asociaților și distribuiri
- Achiziții sau vânzări de active
- Notificări de la autorități sau parteneri
- Schimbări de activitate, sediu sau structură
Capitolul 6 din 6
Cum organizezi dosarul lunar
Trimite documentele pe parcursul lunii, în canalul agreat, și păstrează denumiri care permit identificarea lor. Nu combina zeci de documente fără legătură într-un singur fișier și nu folosi exclusiv fotografii greu de citit dacă ai documentul original digital.
La final, verifică împreună cu contabilul lista lipsurilor. Un dosar complet nu este cel cu cele mai multe fișiere, ci cel în care toate operațiunile perioadei pot fi explicate și corelate.
Documentare